房地產管理是一門專業的學問，涉及多個複雜的過程及不同的知識。如果您在日本持有或計劃投資物業，這篇文章可能讓您對日本房產管理公司及其服務有更深入的認識。
■ 什麼是物業管理？
物業管理的工作包括為房地產進行租務營運及維持或提升其價值。一般物業擁有者會委託物業管理專門公司，為自己擁有的物業進行管理。不管是公寓，還包括商業設施、酒店、醫院、學校等大型設施，均是物業管理公司的管理對象。
物業管理主要分為「樓宇管理」及「租務管理」兩大範疇。「樓宇管理」及「租務管理」是房地產行業中相關的領域，但它們涉及不同範疇的責任，專注於不同方面的監督。「樓宇管理」為Building Management，簡稱BM，是硬體部分的管理，而「租務管理」則為Property Management，簡稱PM，是軟件部分的管理。
Building Management (BM) 和 Property Management (PM) 這兩個統稱語最初來自美國，在日本以外的國家，BM和PM通常會由不同公司負責，即物業擁有者可能要同時委任兩家公司為自己的物業分別進行「樓宇管理」及「租務管理」的工作。但在日本，房地產管理公司都會同時提供BM 和 PM的服務，以為客戶的物業達到利益平衡的目的。這一點會在說明BM及PM的主要業務內容後為大家解說。
房地產管理公司的角色主要分為樓宇本身（硬體）的維護管理，例如修繕和清潔，以及租金收取和應對租戶投訴等租務運營管理（軟體）兩個方面。其目的在於確保建築物的良好狀態，並處理與租賃相關的各項事務，以提供高效的管理服務，使客戶資產保值增值。
■ 「樓宇管理」Building Management (BM) 究竟包括什麼業務?
「樓宇管理」(BM)是指對建築物或設施的管理和監督, 目的是確保建築物結構順暢運作、維護和功能正常，並著重於為租戶創造一個安全、有保障、舒適的環境。
「樓宇管理」涵蓋了一系列的業務，其中主要包括：定期檢查、維修服務、保安警備、預防災害、清潔衛生等。
1. 定期檢查：
定期為大樓內配備了許多設備，如電力、空調、供水排水、排水管、電梯、鍋爐等進行檢查及保養，以防止建築物結構、系統和設備的惡化及確保其使用壽命。
2. 維修服務：
提供必需的維修服務，以讓租戶可以安心居住及利用大樓設備。無論是有關租戶的維修需求，或是突發性的、輕微的或日常性的維修，都可適時處理。
※ 對於建築物的大規模維修或長期維修計畫，通常由「施工管理」公司負責，即Construction Management (CM）。
3. 保安警備：
無論是對建築物或是租戶，安全是非常重要的，特別在人流物流較大的建築物中，保安警備的安排及有關系統更是不可缺少。實施安全措施、安排常駐警備、巡邏警備或機械警備、安裝監控安全系統，以及保安緊急應變計劃等是BM的重要業務之一。
4. 預防災害：
在災害發生時，如何進行即時應變及減少災害所帶來的損毀是BM的主要業務之一。如要事先制定「消防計劃」，在發生火災等災難前，為物業利用者進行滅火訓練和疏散訓練。同時亦要對自動火災警報設備和滅火器等重要的防災系統及工具，進行消防定期檢查。
5. 清潔衛生：
保持建築物內的共用區域和空間清潔和衛生，可有助於租戶的整體健康。因此，除了日常基本清潔外，還需進行定期的清掃，如大樓內的水箱清洗和水質檢測，以及植物維護等，以保持建築物的美觀。這對於維護建築物的資產價值至關重要。
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■ 「租務管理」Property Management (PM) 究竟包括什麼業務?
「租務管理」(PM)涉及對房地產租賃的全面管理，其主要目標是將物業的收益最大化，同時提供租戶安心的服務，透過有效管理和運營來提升其房地產的資產價值。。
PM的工作範疇極其多元，涉及廣泛的責任，涵蓋了一系列的業務，其中主要包括：租戶招募、租金管理、執行租賃、解決問題、財務管理以及工程管理等業務。其中涉及租務及營銷戰略規劃，並可以在租戶滿意度與財產盈利之間保持平衡。
1. 租戶招募：
為了要維持大樓的高租用率，成功的租戶招募策略是不可缺少的。由招租到與租戶進行租賃合約，都是管理公司的重要業務之一。要留意的是，一般管理公司將不承擔因招租而需要的額外廣告費用。
成功的租戶招募需要制定有吸引力的租務方案，針對目標客群進行有效的市場營銷，以及提供令人滿意的居住體驗。這包括確保物業的清潔、維護、安全，以及有效應對租戶的需求和疑慮。管理公司應該具備優秀的客戶服務技能，以建立穩固的租戶關係，提高租戶的滿意度。
2. 租金管理：
這項業務涉及管理租戶、業主和相關方面之間的款項進出，其中包括租金、管理費和水電費等每月按合約向租戶收取的費用等。管理公司需要確保租戶可按時繳交租金及其他有關費用，同時要計算有關收入與費用，定期進行結算及提交報告給業主，讓業主只需確認報告及有關結算內容。
3. 執行租賃：
無論是對新租戶、舊租戶，或解約租戶，都有一連串合約手續要進行，一大堆行政文件要準備，同時也要進行不同的確認過程，因此應該交由專業的管理公司進行。無論新租戶或舊租戶，都要與他們簽訂「租賃合約」。
在日本，租賃合約主要有兩種類型，包括常用的「一般租賃合約」，以及按業主需要而定的「定期租賃合約」。「一般租賃合約」是兩年自動更新，在租戶仍想𦇓續租用的情況下，業主是不可隨便解約或不給租戶續租；而「定期租賃合約」則是在合約內訂明租用期間，期間滿後便合約完結，租戶可以要求再簽新合約，但要按業主的意願。
至於舊租戶在進行續租時，也需要進行續租合約，並收取續約費用，通常是一個月的租金。若是租戶提出解約，則要為租約作結算，並對該物業單位進行恢復原狀的確認，以及進行清潔，以便下一位租戶可以安心租用。
在日本，租戶在退房時，按日本國土交通省的「有關原狀恢復糾紛的指導方針」，是需要將物業還原到入住時的狀態。因此，管理公司的確認是非常重要，因為這會涉及可退回給租戶的押金金額，而這亦往往最容易引起與租戶的糾紛。若是專業的管理公司, 只要處理得宜，這類型的糾紛是可以避免的。
4. 解決問題：
與租戶建立良好的關係可以減少不必要的糾紛或投訴，同時也可讓有關投訴或糾紛變得容易處理。在租務管理的過程中，難免會發生租戶間的糾紛、租戶對設施的投訴、租戶拖欠租金等各式各樣的問題。由於這方面可能涉及心理壓力，讓作為第三方的管理公司介入，通常能使事情進行得更順利。因此，建議將此業務交由專業的管理公司處理。管理公司可作為中間人，透過協助及解決租戶的需求和疑慮，與他們建立良好關係，以便可以和平地處理租賃協議、續租和終止合約，以及解決租戶之間的爭端和衝突。
5. 財務管理：
將物業的價值最大化是PM的重要目標。除了在租金管理服務中提及按時為業主收取租金及有關費用外，亦要為物業的營運進行預算及財務規劃。在保持營運費用最小化的同時，可確保物業收益的最大化。對大樓保養費用、消耗品費用、以及維持物業價值的工程費用等，需要進行適當的計算，並定期提交有關財務報告給業主以作檢討。
6. 工程管理：
當租戶退租時，單位內的原狀恢復及維修是PM的管理業務之一，因此有關的工程委託、工程時間決定等工作是由大樓管理（PM）負責。相對於建築物的原狀恢復，由於涉及整棟建築的設施，可能更適合由BM負責。雖然業務範圍有點不明確，但當PM和BM是同一間公司時，有關的監督及費用便容易協調。此外，一般而言，建築物本身的修葺和保養工程通常由BM負責，而大樓內的公共空間修飾或改造、電燈設備加強等涉及物業價值提升的部分則通常由PM進行規劃和提案。
大樓管理的其他業務包括社區管理，以培養物業內社區內的凝聚力，以及記錄保存有關日常管理業務等。因此，大樓管理涉及多方面的角色，包括財務、運營、法律和人際關係等各方面。物業管理人員在確保房地產資產的整體健康和盈利能力的同時，亦要在積極維持與租戶和業主的關係中扮演著至關重要的角色。
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■ BM和PM的相互關係?
本文開始時提及，BM和PM的概念本是源自美國，在歐美國家，BM和PM通常會由不同公司負責，即業主可能要同時委任兩家公司為自己的物業分別進行BM和PM的工作。那為什麼日本的房地產管理公司會同時提供BM和PM的服務？
首先，BM的主要管理目的是維持建築物的結構和功能，讓租戶可以享有一個安全、有保障及舒適的環境，所以主要涉及費用支出。而PM的主要管理目標是將物業的價值最大化。除了確保大樓的高入住率及穏定收入之外，還要檢討如何可以為物業提高收入而增加業主的回報; 因此，對任何支出費用管理都會非常謹慎，因為這同時會影響到管理公司的收入來源。
若BM和PM是分別由兩家公司負責，可以想像要達到收益最大化的困難，雖然相方同時都是為了保護業物的資產值, 但其做法卻是朝著相反方向。所以當BM和PM是兩家公司時，要取得平衡和協調，便得花上好一段時間。若是規模較大的建築物或設施，租戶規模也相對較大的時候，將PM和BM的工作分別交由兩個公司負責可能效率會更高，但對於中小規模的建築物而言，PM和BM的靈活綜合管理可能會比較適合。
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■ 因應問題及時處理的日本物業
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在日本，不論是住宅大樓或商業大樓，多數為三至五層的中小規模的租賃大樓。若該大樓位於租金高企的繁華區，每日營業額龐大。若大樓出現問題而影響營業，可能導致重大損失，因此在發生問題時必須迅速處理。在這情況下，若PM和BM由不同公司負責，決策協調可能需要更多時間，導致問題延遲解決，損失可能更大。因此，日本的PM和BM通常由同一家公司負責，這有助於更容易共享租戶營運的目標、資產、責任範圍、租戶合約等信息，使管理整體運作更順暢，問題更有効率地解決，同時達到維持保養物業和收益最大化的目標。
由同一公司同時負責PM和BM的工作，有利當然也有弊。為了增加收益，管理公司除了通過提高租金或減少空置率外，還需努力減少支出，例如降低大樓保養費用、減少工程次數，甚至大幅減少清潔次數或忽略維修。這可能導致租戶滿意度下降、租金下降，甚至因大樓失修而影響其價值。因此，在選擇物業管理公司時，必須了解其業務範圍、租戶招募能力，以及在問題發生時是否能夠快速應對等。像東京北辰不動產集團旗下的ADVANCE CITY PLANNING管理公司便擁有多年物業管理經驗, 管理超500 個房地產, 其團隊能為業主們提供專業的管理服務。
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■ 總結
物業管理的核心在於綜合管理和運營房地產，以確保物業的長期價值和租戶滿意度。「樓宇管理」（BM）和「租務管理」（PM）作為不可或缺的兩大領域，各自負責硬體和軟體方面的管理，共同確保建築物的良好運作。BM聚焦於建築物的實體結構、維護和安全，包括維修服務、保安警備、預防災害和清潔衛生等。而PM則涵蓋更廣泛的業務，包括租戶招募、租金管理、問題解決、財務管理和工程管理，保持或增加物業的價值。
在日本，物業管理公司通常提供BM和PM的綜合服務，以滿足客戶對全面性物業管理的需求。成功的物業管理不僅確保物業的長期穩健運作，還能提供租戶一個舒適、安全、滿意的物業環境。但因為物業管理公司質素參差, 為了找對管理公司，在選擇物業管理公司時，必須了解其業務範圍、租戶招募能力，以及在問題發生時是否能夠快速應對等。 -
~ 完 ~
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