【実例紹介】オフィス移転・物件探しから内装工事まで。

─── オフィス移転というとまずは引越し先の物件探しですよね。場所を選ぶときのポイントはなんだったのですか。

前の場所が稲荷町だったのでホントはあの周辺がよかったんです。というのも銀座線が自分たちの業務にやっぱり便利だったし、オフィスから駅のホームまで1分くらいで行けるくらいに駅近でとにかく利便性がよかったんです。あとは稲荷町の町会に入っていたこともあって。町会で本当にいろいろお世話になったのでなるべく離れたくないなというのがありました。

─── なるほど。稲荷町に愛着があったのですね。

1月末までに工事、引越しを全部終わらせようっていうところからスタートして、諸事情によりとにかく時間がなくて先に解約を出しちゃったんです。

そこから事務所を探すことになって2、3週間くらいしか物件見る時間がなかったんです。支店の人数から広さの条件がある程度決まったので、それをもとに探したのですがまず見つからなくて、隣の駅や上野エリアも探したのですがダメでした。レインズのようなみんなが見ている情報の中にはなかったので、レインズに載ってない物件が結構あるオフィス専門の仲介業者さんの自社サイトを片っ端から見ていきました。
そのなかから予算と広さと立地の条件に合う物件をいくつか内見して、最終的にここに決めました。ここは駅からも近いし、引っ越してから改めて気が付いたのですが御徒町ってJR線、日比谷線、大江戸線、銀座線が全部地下で繋がっていて交通の便が思った以上にすごく良いんです。前ほど駅から近くないけど台東区中心に物件が広がっていくので。

2、3週間という時間の余裕がない中で探した物件ですが、結果的にすごくいい物件でした。台東区とか城東地区の中では御徒町が一番よかったような気がします。稲荷町は長くいたので慣れ親しんでいたこともあっていいなと思っていましたが、最初に5人からスタートした支店が15人になったこともあってスペースが足りない状態でしたけど、引っ越して支店のみんなもゆとりを持って業務にあたることができています。

─── 内装工事はどのような流れで進めていったのですか。

そうですね。今回でいうと銀座支店の森峰くんが建築課で大きな工事から小さな工事までやっているので相談しました。同じ社内だから彼の売り上げにはならないんだけど「こういうところで内装つくるので業者を紹介して欲しい」「こういうプランを考えているから図面化してくれない？」って頼んで、普段森峰くんと建築課が普段お願いしている協力業者に発注して工事を進めたというのがざっくりした流れです。

「こういう内装をイメージしているんだけど綺麗にやってもらうにはどこにしたらいいかな」っていうふうに相談したら大洋建設っていうもともとが設計事務所で職人もいて内装もやっているところがしっかりした仕事してくれるからそこがいいんじゃないかってことになりました。

─── 求める内装イメージなどの特性にあった業者を選ぶということですね。

物件によって細かい仕事が得意なところとか、とにかく早く仕上げてくれるところとか、その時々でふさわしい業者がありますね。今回は丁寧にやってくれる業者さんということでお願いすることになりました。

─── アドバンスはいつも決まった内装業者に頼むというわけではないのですね。

まず内装業者でもマンションの内装を専門にやっているとか、事務所の内装、店舗の内装が専門とかいろんなすみ分けがあります。さらに支店ごとにエリアが違うので支店ごとに使っている業者があったり、事務所・マンション・店舗っていう3つの種類ごとに何社か協力業社さんがあります。

アドバンスはみんな中途でいろんな会社から来ているので、それぞれみんな前職でお付き合いのあった業者さんにお願いして、また別の社員が自分で担当している物件もお願いしてもいい？というふうに共有していく感じです。だから社員が増えていくと協力業社さんも増えていきます。

─── 内装のイメージはご自分で考えたのでしょうか。

考えたというよりネットでいろいろ検索して画像を引っ張り出して来てイメージを膨らませていきました。「こういうエントランスがいい」とか「こういう壁がいい」といった感じで。

予算がいくらでもあるというわけではないから、そこまでお金をかけずにお洒落にできるようなバランスってどれくらいかなと思って、画像を集めて建築課の森峰くんに送りました。彼は建築的な目線で例えばエントランスだったら「これだったら20万30万かかっちゃう」とか「これだったら汎用品で代用できるからそんなにかからないですね」みたいに僕が「こうしたい」というのに対して森峰くんが費用だったり建築的な目線で「できるできない」をアドバイスしてくれました。プランを考えつつ工事も始めつつという同時進行で、決まった内容からどんどん工事していきました。

─── 時間に余裕がないなかで大変なことはありましたか。

このビルは大きい不動産会社が管理会社として入っていて入居工事の制限が厳しいんです。うちが大洋建設さんにお願いしようっていう話が決まっても、内装工事のできる範囲が管理規約で決まっていて、それ以外の部分はうちがお願いする業者さんでは工事ができないっていうすみ分けがあるんですよ。いわゆるA工事B工事C工事ですけども。

最初は全部できるっていう話で進めていたのですが、契約する段になったら「基本的に管理会社の指定業者でやります」って言われて。そうすると工事代が2割3割じゃきかないくらいあがってしまうんですよ。それは話が違うってことになって交渉を重ねて、最終的にはこの工事に関しては、管理会社の協力業者の位置に大洋建設に入ってもらうことで進めることができることになりました。

本来アドバンスと大洋建設の契約だったらシンプルだったのですが、大洋建設が管理会社の協力業者として入ることで、大洋建設からアドバンスじゃなくて大洋建設から出した見積もりが管理会社の手数料が乗っかって管理会社からアドバンスにくるという形になるんです。管理会社が間に入ることで手数料に1割2割乗っかってくるからその分高くなっちゃうんですよ。その形じゃないと工事ができないということでそこは仕方がないと割り切ることになりました。

僕らは普段管理会社の業務として行っている立場なので、どこまでが交渉可能なのか判断することができますけど、普通のテナントさんだと難しいのかなと思います。いくら自分たちに付き合いのある業者がいるって言っても多分ダメだと思います。一部エントランスの工事だけはいいですよといったふうに部分的にはOKでも全体的な工事は入れないというのが基本です。

─── 一般的にはこういう感じでっていうイメージを設計会社に作ってもらっても、設計会社が施工業者を自由に指定できるわけではないんですね。

例えば内装工事のクロスとかタイルカーペットみたいな仕上げ工事はテナントさんの指定する業者でやってもらってもいいのですが、ビルの共用部に関わるところ、例えば感知器は管理会社の指定業者になります。
なぜかというと感知器とか電気に関するところはその部屋だけでなくビル全体に関わる部分になるからです。消防点検などの際には管理会社が契約している点検業者が共用部も専有部も全部点検します。だからそこが把握していない状態で全く違う業者さんが感知器を増やしたりなくしたりすると、点検時に適正な点検ができなくなってしまいます。だからビルの全体に影響があるところは管理会社が指定する業者にお願いすることになっています。

また部屋の中にもともとあるエアコンやセキュリティなどの設備に関わるところも、指定業者が行うかどうかビルごとにオーナーや管理会社によって異なってきます。ですから店舗でも事務所でもここに入居してこういう工事をしたい、自分の付き合いのある業者があるからそこを使いたいという希望があるときには、最初に貸主や管理会社に確認することがすごく大事です。

工事区分表にあるC工事はテナント側の業者でテナント側の費用でやっていい工事です。でもA・B工事は貸主指定もしくは管理会社指定になります。だからどこからがC工事でどこまでがA工事なのかB工事なのかを最初に確認することが必要です。

─── その辺の区分はビルごとに違うのですね

そうです。ちゃんと図面とか申請を出してれば全部テナント側でいいですよっていうビルだと費用もテナント側で把握しやすいですが、貸主指定、管理会社指定の業者が入る時点で自分の予算に合うかどうかという確認が必要になって来ますね。

工事の区分でもめるような時って、僕らだと「それはおかしい」とか「それはしょうがないね」とかわかりますけど、一般の方だと何が正しくて何が一般的でないのかを判断するのは難しいでしょうね。入居にあたっての費用にダイレクトに関わってくるところなのであらかじめ確認しておくことが非常に重要です。
このビルはこういう区分でやっていますっていう資料を事前にもらえる場合もあるので、そういう場合は取り寄せてお願いしようとしている内装業者や設計会社にみてもらって、どういう工事ができるのかを相談するのがいいと思います。

─── なるほどテナントと貸主、管理会社とのコンセンサスが特に重要なのですね。今日はありがとうございました。