収益不動産をお持ちの、もしくはこれから購入されるビルオーナーにとって、賃貸運営のパートナーであるビル管理会社選びは非常に重要です。業務を委託する管理会社の特徴や業務内容、選び方のポイントを解説します。
ビル管理会社の業務内容
賃貸管理
不動産管理業務のなかでも、賃貸管理は特に重要な業務と言えるでしょう。ビルが空室のままでは収益を生むことはできません。入居者の募集や契約管理が必要となります。管理会社はオーナーに代わり、入居者に請求や支払いをするだけでなく、水道光熱費や外部業者への精算を行います。
設備・清掃管理
一般的に管理というと、マンションやビルで清掃や電球の交換などをしている管理人を思い浮かべる方も多いと思います。しかし、管理業務を必要とする建物は常駐管理人がいる分譲マンションのような住居やオフィスビルだけでなく、店舗ビル・病院・ホテルなど様々な規模や用途のものがあり、それぞれの建物に合ったオーダーメードのような電気・衛生・空調といった多種多様な設備が設置されています。
建物を安全で快適に過ごせるよう、それらをメンテナンスしていくのが設備管理です。その中の一つに法律で定められた最低限行わなければならない定期点検『法定点検』があります。例えば「消火設備」「エレベーター」「給水タンク」などは対象で、点検内容や頻度がきまっており、又、点検を行うのは専門の資格を持った者でなければなりません。
建物の清掃は入居者だけでなく、その建物を訪れる不特定多数のお客様にとっても非常に大事です。入居者の満足度に直結しやすいだけに、クレームの対象になる場合もあります。例えば新しくても清掃していないビルエントランスと、少々古くても清掃の行き届いたものでは、気持ちよさは歴然と違います。また清掃箇所の素材によっては高度な技術が必要とされることもあり、長期的な目で見ると修繕などのランニングコストに差がでる場合もあります。
テナント対応
管理会社はオーナーの代わりに入居者への通知や交渉を行います。賃料の請求や契約更新も含まれます。こうした契約関連のやりとりの他、家賃滞納の対応、解約や引越しの相談も行います。またゴミ出しや騒音、近隣住民とのトラブルの窓口といった日常的なクレーム対応や、入居者間のトラブルや家賃滞納、設備故障の連絡など多種多様です。こうしたトラブルやクレームに対し、オーナーに代わり早期解決や事前の予防措置などを取る等の対応を取るため、専門のノウハウを持っているかどうかが管理会社の差が出るところであると言えるでしょう。
ビル管理会社の特徴を知る
管理会社のタイプ
管理会社には大まかに分けるといくつかのタイプがあります。親会社のグループに属している「系列系」と属さない「独立系」に分けられます。
さらに系列系は親会社の事業内容によってそれぞれ特徴があります。
不動産系
主に親会社の保有している建物について、アセットマネジメントや、清掃や設備管理等のビルマネジメントを行います。清掃や警備、アセットマネジメントなどそれぞれが子会社や孫会社となって事業を行なっている場合も多くあります。
デベロッパー系／ゼネコン系
マンションの場合、親会社が開発や施工したマンションの管理を請け負います。グループ会社であるがゆえに、対象の建物に関する詳細図面などの情報を得やすいことから、構造上のトラブルの際には親会社と連携しながらの対応が可能な点が大きなメリットと言われています。
その他
親会社のショッピングモールや娯楽施設等を顧客にする「商業系」や鉄道会社の所有する駅ビルなどの施設を顧客にする「鉄道系」などがあります。
いずれも親会社の大手企業ブランドや、安定性などを背景にサービス品質を謳っているケースが多いです。
独立系
独立系の管理会社はサービスの特徴や規模、技術力などその会社ごとに異なります。「系列系」が大手企業のグループである場合が多いのに対し、「独立系」は中小企業が多い傾向にあります。また系列系のように大手企業のネームバリューがないので低価格を前面に出すことも多く、系列系より全体的に費用は安めに設定されているようです。
ビルの機械や設備のメンテナンス専門から派生、清掃専門から派生、といったようにもともと専門分野を持ちながら管理全般へと業務を広げてきた会社も数多くあります。当然ながら専門分野がその会社の強みになりますので、ビル管理に関して特にここを重点的にサポートしてほしいといった要望がある場合は、その会社の現在だけでなく成り立ちについてよく調べると良いかもしれません。
実績をチェック
管理会社を選ぶ際にぜひ参考にしていただきたいのが、検討している会社の実績です。管理棟数・戸数が多い管理会社は、それだけ豊富な実績があると言えるでしょう。数が多いということはその分多くのトラブルに対応してきたと言えるわけで、ノウハウを持った会社の一つの目安と考えられます。ただ、管理棟数が多い、すなわち規模の大きい会社が必ずしもオーナーにとって良い管理会社であるとは限らないので注意が必要です。
例えば会社としては老舗でも、担当の社員が短期間で変更されるような場合、会社のノウハウが担当レベルに浸透しているとは限りません。また、例えば管理を任せたいビルが小規模な店舗ビルなのに、管理棟数が多いからといってマンションやアパートを主な実績としている管理会社では、トラブルなどの際に適切な対応ができない可能性があります。規模の大小様々な物件の管理を手がけている、任せたいビルと似たタイプの物件を手がけているといったことに注目して実績をチェックすることが大切です。
また物件のあるエリアに他にも多数管理物件がある管理会社であれば、そのエリアを巡回している担当者がいち早く駆けつけることができる可能性が高いです。突発的なトラブルに限らずとも、ちょっとした気掛かりにも機動的な対応が可能な管理会社は心強い味方と言えるでしょう。
ちなみに国交相により管理業務についてルールを徹底するため2011年に創設された「賃貸住宅管理業者登録制度」により、登録している事業者の情報が開示されていますので、マンションやアパートの管理会社を探す場合は参考の一つにしても良いかもしれません。
管理にかかる費用
管理会社を選ぶとき、どの程度費用がかかるのかご存知でしょうか。よく「家賃の5%（あるいは3〜10%とばらつきがある場合も）が相場」といったような記述も見受けられますが、どの管理会社にも相場が当てはまるわけではありません。
例えばPM（プロパティマネジメント ）費の場合、先に説明した通り、オーナーに代わり入居者から家賃を回収しますが、その際に事務手数料を差し引きます。この手数料が3%であったり5%であったりします。管理会社によって異なる場合がありますが、水道光熱費や仲介手数料、更新手数料は別に支払う必要があります。
特にBM（ビルメンテナンス）費は住居や商業ビル等、建物によって設備が異なり、管理の内容もそれによって様々です。オーナーと管理会社は管理項目ごとに出された見積もりをもとに、どの設備をどのように管理するかについて決定していきます。管理会社を選ぶためにいくつかの管理会社にまとめて一括見積もりを依頼するなどの方法もありますが、あくまで目安の一つでしかなく、適正な費用を算出することは困難です。
まとめ
ビル管理会社の選び方で重要なのは、所有者として建物の何をどのように管理するかを明確にしていくことです。
例えば「現状の管理の清掃に不満があるのでこれまで以上に費用をかけても清掃に力を入れたい」「将来的な大規模修繕も含めて長期的な修繕計画を立てたい」などの要望をはっきりさせていくことで、ニーズに合った管理会社に出会う率も高まるでしょう。仮に植栽の手入れやエントランスのガラス面の清掃といった小さな項目でも、年間で見ればかかる費用に差が出て来るかもしれません。そうした細かいところまできちんと見積もりを出してくれる会社、悩みや要望に対してプロの目線で的確に答えてくれる会社を選ぶことが重要です。不動産運営は長期間にわたる事業です。信頼をおくことのできるパートナーを選びましょう。
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